سياسة خصوصية البيانات بجمعية البر الخيرية بالمضه

سياسة خصوصية البيانات بجمعية البر الخيرية بالمضه
مقدمة
الحمــد لله رب العالمين و الصـــلاة و الســـلام على نبينـــا محمد و على آلــــه و صحبه أجمعين . أما بعـــــد:
فإن جمعية البر الخيرية بالمضة جمعية أهلية تطوعية تسعى لتقديم الخدمـــات الانسانية (البر و التنمية) من خلال مجلس إدارتها و فئات العضوية المختلفة من أعضاء الجمعية العمومية و الموظفين المتدربين و المتطوعيــــــــــن, وباخلاصهم و أمانتهم واجتهادهم يتم تحقيق سياسات و توجيهات ولات الأمـــر ووزارة العمـــل و التنمية الاجتماعيــــة لتحقيق رؤية المملكة 2030 إلى واقـــع ونشاط ملموس يرتقي الى الأهـــداف السامية التي من أجلها انشأت الجمعيــة.
وبعون الله تعالى تم اعداد سياسة وإجراءات خصوصية البيانات بجمعية البر الخيرية وعلى كل من : -
أعضاء مجلس الإدارة .
المسؤولين التنفيذيين .
الموظفين .
المستشارين .
المتطوعين . المحافظة على خصوصية بيانات المانحين والمتبرعين والمتطوعين والمستفيدين وعدم مشاركتها لأي أحد إلا في نطاق ضيق جدا حسب ما سيوضح في الفقرات التالية. كما توجب السياسة استخدام البيانات الخاصة لأغراض الجمعية فقط بما تقتضيه المصلحة.
النطاق
تطبق ھذه السياسة على جميع من یعمل لصالح الجمعیة سواء كانوا ( أعضاء مجلس إدارة أو مسئولين تنفیذیین أو موظفین أو متطوعین أو مستشارین ) بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعیة.

البيانات
البيانات، هنا، تشمل أي بيانات عامة أو خاصة مثل البيانات الشخصية أو البريد الإلكتروني أو المراسلات أو أي بيانات أخرى تُقدَّم للجمعية سواء من المتطوعين أو المانحين أو المتبرعين أو المستفيدين من خدمات الجمعية.

الضمانات
تهدف هذه السياسة إلى توضيح إجراءات التعامل مع البيانات والمحافظة على خصوصيتها داخل الجمعية أو من خلال موقع الجمعية الإلكتروني.
أن تتعامل الجمعية مع جميع بيانات المتعاملين معها بسرية تامة ما لم يوافقوا على النشر.
لن تقوم ببيع أو مشاركة بيانات المتعاملين معها مع أي جهة أخرى دون إذنهم.
لن ترسل الجمعية أي إيميلات أو رسائل نصية للمتعاملين معها سواء بواسطتها أو بواسطة أي جهة أخرى دون إذنهم.
أن تنشر الجمعية سياسة خصوصية البيانات على موقعها الإلكتروني، إن وجد، وأن تكون متوفرة عند الطلب مطبوعة أو إلكترونية.
أن يكون للجمعية سياسة خاصة بخصوصية البيانات للمواقع الإلكترونية. تضمن الجمعية ما يلي:
نموذج لسياسة خصوصية البيانات للمواقع الإلكترونية
نشكرك أيها الزائر الكريم على زيارتك لموقعنا على الانترنت ونتعهد لك بالمحافظة على خصوصية بياناتك التي تزودنا بها من خلال الموقع. كما نلتزم لك بتوضيح سياستنا المتعلقة بخصوصية بياناتك وهي كما يلي:
• من حقك معرفة كيفية استخدام البيانات التي تشاركها مع موقعنا الإلكتروني.
• نلتزم بحماية حقوق جميع زوار ومستخدمي هذا الموقع ونلتزم بالحفاظ على سرية البيانات وقد أعددنا سياسة الخصوصية هذه للإفصاح عن النهج الذي نتبعه في جمع البيانات ونشرها على هذا الموقع الإلكتروني.
• نؤكد لك أن خصوصيتك تشكل لنا أولوية كبرى، وسوف لن نستخدم تلك البيانات إلا بالطريقة الملائمة للحفاظ على خصوصيتك بشكل آمن.
• نؤكد لك أيضا أن الموقع لا يمارس أي أنشطة تجارية.
• لا نقوم نهائياً بتبادل البيانات الشخصية مع أي جهة تجارية باستثناء ما يتم الإعلان عنه للمستخدم الكريم وبعد موافقته على ذلك.
• لا نقوم نهائياً باستخدام بيانات المستخدمين الكرام بإرسال رسائل ذات محتوى تجاري أو ترويجي.
• قد نستخدم البيانات المسجلة في الموقع لعمل الاستبانات وأخذ الآراء بهدف تطوير الموقع وتقديم تجربة استخدام أكثر سهولة وفعالية للزوار والمستخدمين الكرام. كما يمكننا من التواصل معكم عند الحاجة في حالة رغبتكم في التبرُّع للمشاريع والأعمال الخيرية أو رغبتكم في الاطلاع على ما يستجد من المشاريع والأعمال الخيرية التي تقوم بها الجمعية حيث تساعدنا هذه البيانات في التواصل معك، والإجابة عن استفساراتك، وتنفيذ طلباتك قدر الإمكان.
• لا نقوم بمشاركة هذه البيانات مع أطراف خارجية إلا إذا كانت هذه الجهات لازمة في عملية استكمال طلبك، ما لم يكن ذلك في إطار بيانات جماعية تُستخدم للأغراض الإحصائية والأبحاث، دون اشتمالها على أية بيانات من الممكن استخدامها للتعريف بك.
• في الحالات الطبيعية يتمُّ التعامل مع البيانات بصورة آلية (الكترونية) من خلال التطبيقات والبرامج المحدَّدة لذلك، دون أن يستلزم ذلك مشاركة الموظفين أو اطلاعهم على تلك البيانات. وفي حالات استثنائية (كالتحقيقات والقضايا) قد يطّلع عليها موظفو الجهات الرقابية أو من يلزم اطلاعه على ذلك؛ خضوعًا لأحكام القانون وأوامر الجهات القضائية.
• تنطبق سياسة الخصوصية هذه على كافّة الخدمات والتعاملات التي يتم إجراؤها على الموقع إلا في الحالات التي يتمُّ فيها النصُّ على خدمات أو تعاملات ذات خصوصية؛ فإنه يكون لها سياسةُ خصوصية منفصلة، وغير مدمجة بسياسة الخصوصية هذه.
• على الرغم من ذلك قد يحتوي الموقع على روابط لمواقع إلكترونية أخرى تقع خارج سيطرتنا، ولا تغطيها سياسة الخصوصية هذه، في حال قمت بالوصول إلى مواقع أخرى من خلال استخدام الروابط المتاحة على موقعنا؛ فإنك ستخضع لسياسة الخصوصية المتعلِّقة بهذه المواقع، والتي قد تختلف عن سياسة الموقع؛ مما يتطلب منك قراءة سياسة الخصوصية المتعلِّقة بتلك المواقع.
• هذه البوابة قد تحتوي على روابط إلكترونية لمواقع أو بوابات قد تستخدم طرقاً لحماية البيانات وخصوصياتها تختلف عن الطرق المستخدمة لدينا، ونحن غير مسؤولين عن محتويات وطرق خصوصيات المواقع الأخرى التي لا تقع تحت استضافة موقع الوزارة وتتولى جهاتها مسؤولية حمايتها، وننصحك بالرجوع إلى إشعارات الخصوصية الخاصة بتلك المواقع.
• في كل الأحوال لن نقوم بالبيع أو التأجير أو المتاجرة ببياناتك أو بياناتك لمصلحة أي طرف ثالث خارج هذا الموقع. وسنحافظ في كافَّة الأوقات على خصوصية كافة بياناتك الشخصية التي نتحصل عليها وسريتها.
• نظرًا للتطوُّر الهائل في مجال التقنية، والتغيُّر في نطاق القوانين المتعلقة بالمجال الإلكتروني؛ فالموقع يحتفظ بالحقِّ في تعديل بنود سياسة الخصوصية هذه وشروطها في أي وقتٍ يراه ملائماً، ويتم تنفيذ التعديلات على هذه الصفحة، ويتم إخطاركم في حالة إجراء أية تعديلات ذات تأثير.
• للحفاظ على بياناتك الشخصية، يتم تأمين التخزين الإلكتروني والبيانات الشخصية المرسلة باستخدام التقنيات الأمنية المناسبة.
• يمكنك الاتصال بنا دائماً للإجابة عن استفساراتك بخصوص هذه السياسة من خلال

تلفون الجمعية / 0172690074والفاكس 0172690075
جوال الجمعية / 0554436030
بريد الكتروني / madahzzn319@gmail.com
***
تم الاطلاع على مضمون سياسة خصوصية البيانات بالصيغة السابقة من قبل مجلس الإدارة وموظفي الجمعية وإقرارها واعتمادها والعمل بهذه السياسة اعتبارا من تاريخ1/1/1439هـ وعلى ذلك تم التوقيع وبالله التوفيق

أعضاء مجلس الإدارة
1 خالد محمد فراج القرقاح رئيس مجلس الإدارة
2 غشام عيد مشل القحطاني القحطاني نائب الرئيس
3 سعد عبدالله دخيل القحطاني  المشرف المالي
4 سعد هياف سالم القرقاح   عضو
5 محمد ناصر مناحي القحطاني عضو
6 مهدي هادي مهدي القحطاني  القحطاني عضو
7 عائض فلاح علي  القحطاني عضو

موظفي الجمعية
1 محمد بن فراج محمد القحطاني المدير التنفيذي
2 عبدالطيف حسن حضرم ال ثامر القحطاني الباحث الاجتماعي
3 فهد بن علي سيف القحطاني المحاسب
4 الضو بن حسن جادين عامل

سياسة الاحتفاظ
بالوثائق وإتلافها
بجمعية البر الخيرية بالمضه
مقدمــة
الحمــد لله رب العالمين و الصـــلاة و الســـلام على نبينـــا محمد و على آلــــه و صحبه أجمعين . أما بعـــــد:
فإن جمعية البر الخيرية بالمضه جمعية أهلية تطوعية تسعى لتقديم الخدمـــات الإنسانية (البر و التنمية) من خلال مجلس إدارتها و فئات العضوية المختلفة من أعضاء الجمعية العمومية و الموظفين المتدربين و المتطوعيــــــــــن, وبإخلاصهم و أمانتهم واجتهادهم يتم تحقيق سياسات و توجيهات ولآت الأمـــر ووزارة العمـــل و التنمية الاجتماعيــــة لتحقيق رؤية المملكة 2030 إلى واقـــع ونشاط ملموس يرتقي إلى الأهـــداف السامية التي من أجلها أنشأت الجمعيــة وحرص مجلس الإدارة على عمل دليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية. النطاق
يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية وبالأخص : -
1 ) رؤساء الأقسام .
2 ) إدارة الجمعية .
3 ) المسؤولين التنفيذين
حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.

إدارة الوثائق
على إدارة الجمعية وجميع الأقسام ومسول الوثائق الاحتفاظ بجميع الوثائق في خزانات خاصة وما زادة مدة الحفظ عن خمس سنوات يحفظ بالأرشيف وتجرد على مسؤل الأرشيف وعند نهاية المدة الزمنية تقوم اللجنة بتحديد الوثائق التي تتلف وتعد محضر بذلك وتشمل الآتي:
• اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى .
• سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه .
• سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها
(بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه تاريخ الانتهاء والسبب .
• سجل اجتماعات الجمعية العمومية .
• سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة .
• السجلات المالية والبنكية والعُهد .
• سجل الممتلكات والأصول .
• ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات .
• سجل المكاتبات والرسائل .
• سجل الزيارات .
• سجل التبرعات .
• أي ملفات محفوظ بها تعاميم أو سجلات أو بيانات 0
• أي أوراق تحمل معلومات وبيانات مهمه وتحتاجها الجمعية في أي وقت لاحق 0
تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الإدارة تحديد المسؤول عن ذلك.

الاحتفاظ بالوثائق
• تم تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق التي لدى الجمعية
• وتم تقسيمها إلى التقسيمات التالية:
• حفظ لمدة 4 سنوات .
• حفظ لمدة 10 سنوات .
• حفظ دائم .
• الائحة المرفقة توضح نوع السجلات في كل قسم.
• يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات
• يجب أن تحفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو السحابية أو ما شابهها
• يجب أن تضع الجمعية لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف وإعادتها وغير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف وتهيئته ونظامه.
• يجب على الجمعية أن تحفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.

إتلاف الوثائق
. تم تكوين لجنة تحديد الوثائق المعدة للإتلاف واتلافها وهم :
1 مهدي بن سعيد سعيد القحطاني عضو مجلس الادارة رئيس اللجنة
2 محمد بن فراج القحطاني مدير تنفيذي عضو
3 فهد بن علي سيف القحطاني محاسب عضو

تم تعيين الموظف /عبدالطيف بن حسن حضرم القحطاني مسئولاً عن حفظ وإتلاف السجلات وعليه مسئولية إعداد محضر بما يتم إتلافه وتحديد طريقة إتلاف الوثائق بالحرق أو الدفن واتخاذ كافة التدابير والاحتياطات اللازمة للتأكد من اتلاف الوثائق اتلافاً تاماً وعدم حصول ضرر على الممتلكات العامة والخاصة وأن يحدد مكان الإتلاف ووقته ويبلغ بذلك لجنة اتلاف الوثائق وأن تحضر اللجنة عملية الإتلاف ويزود مجلس إدارة الجمعية بتقرير مفصل عن ذلك .
بيان بأسماء السجلات ومدة الاحتفاظ بكل سجل السجلات التي يحتفظ بها حفظاً دائماً
1 النظام الأساسي للجمعية
2 جميع اللوائح التنظيمية
3 سجل الممتلكات والأصول
4 سجل الزيارات
5 سجل التأمينات الاجتماعية
6 شهادة تسجيل الجمعية
7 التعاميم المستديمة
8 سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية
9 سجل اجتماعات مجلس الإدارة وقرارات المجلس
10 تقارير المحاسب القانوني السنوية
11 محاضر اجتماعات الجمعية العمومية
12 السجلات المالية والبنكية والعهد
السجلات التي يحتفظ بها لمدة عشر سنوات
01 سجل التبرعات
02 السندات المالية ( القبض الصرف )
03 سجل المكاتبات والرسائل
04 ملف حفظ الفواتير والإيصالات
السجلات التي يحتفظ بها لمدة أربع سنوات
01 طلبات المساعدات التي لم يعمل عليها اجراء
02 التقارير ربع السنوية التي تنتهي صلاحيتها بالتقرير النهائي للسنة الميلادية
03 التعاميم الإدارية التي ينتهي مضمونها خلال السنتين الأولى أو يصدر تعاميم تلغيها

تم الاطلاع على مضمون سياسة تعارض المصالح بالصيغة السابقة من قبل مجلس الإدارة وموظفي الجمعية وإقرارها واعتمادها والعمل بهذه السياسة اعتبارا من تاريخ1/1/1439هـ وعلى ذلك تم التوقيع وبالله التوفيق
أعضاء مجلس الإدارة
1 خالد محمد فراج القرقاح رئيس مجلس الإدارة
2 غشام عيد مشل القحطاني القحطاني نائب الرئيس
3 سعد عبدالله دخيل القحطاني  المشرف المالي
4 سعد هياف سالم القرقاح   عضو
5 محمد ناصر مناحي القحطاني عضو
6 مهدي هادي مهدي القحطاني  القحطاني عضو
7 عائض فلاح علي  القحطاني عضو

موظفي الجمعية
1 محمد بن فراج محمد القرقاح المدير التنفيذي
2 عبدالطيف حسن حضرم القحطاني مسؤل الخدمة الاجتماعية
3 فهد بن علي سيف القحطاني المحاسب
4 الضو بن حسن جادين حارس الجمعية